La solución aportada por la Diputación Provincial de Zaragoza a los ayuntamientos facilitará, sobre todo, el acceso a los servicios públicos a aquellas personas que antes tenían grandes dificultades para llegar a las oficinas públicas, por motivos de localización geográfica, de condiciones físicas de movilidad u otros condicionantes, y que ahora se pueden superar por el empleo de las nuevas tecnologías.
Uno de los objetivos principales perseguidos por la Diputación Provincial de Zaragoza es facilitar que los ayuntamientos dispongan de los medios necesarios para que puedan ofrecer a sus ciudadanos las ventajas y posibilidades de las tecnologías de la información, reduciendo el tiempo y desplazamientos que es necesario destinar a la realización de muchos trámites de la vida diaria, que empiezan a veces por la necesidad de una primera información, más los sucesivos desplazamientos y tiempo que se dedican a posteriores fases de la tramitación.
Esta iniciativa permitirá a los ayuntamientos de la provincia de Zaragoza poder cumplir a partir del 1 de enero de 2010, con las obligaciones de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
La solución propuesta por la institución provincial está organizada en una base de datos de modelos de procedimientos administrativos, que garantiza la actualización y mantenimiento jurídico de la solución a la normativa estatal y aragonesa.
La solución ofrecida por la Diputación Provincial de Zaragoza se compone de tres módulos (Sede Electrónica, Registro de Entradas y Salidas y Gestión de Expedientes) que se describen a continuación:
Sede Electrónica
La sede electrónica es el espacio en Internet que obligatoriamente deben de habilitar todas las Administraciones Públicas para facilitar a los ciudadanos el ejercicio de sus derechos. Diputación Provincial de Zaragoza facilitará a todos los ayuntamientos de la provincia el establecimiento de una sede electrónica compuesta por los siguientes módulos:
Tablón de Anuncios
La publicación de actos y comunicaciones en el tablón de anuncios de la sede electrónica permite sustituir los medios que se empleaban tradicionalmente. Esta funcionalidad se encuentra completamente integrada con el módulo de Gestión de Expedientes, pudiendo enviar a publicar un documento con un solo “clic” desde el expediente.
Perfil de Contratante
El Perfil del Contratante es un espacio dentro de la sede electrónica en el que se publica la información relativa a la contratación administrativa (anuncios de licitación, las adjudicaciones provisionales y definitivas, pliegos de contratación, etc.) debiéndose garantizar, además de la veracidad de la información publicada, la fecha y hora de inicio de publicación en la sede electrónica.
Este servicio se viene ofreciendo por la Diputación Provincial de Zaragoza para todos los ayuntamientos de la provincia desde mayo de 2007, y a partir de enero continuará ofreciéndose integrado con el nuevo módulo de sede electrónica.
Verificación de Documentos Electrónicos
Todos los documentos publicados desde la sede electrónica, así como todos los documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente contarán con un sistema de verificación que permita contrastar su autenticidad por parte de cualquier interesado.
Catálogo de Procedimientos
La sede electrónica contará con un catálogo de procedimientos, que además de estar ordenado por las materias tradicionales (urbanismo, contratación pública, etc.) también estarán agrupados por “hechos vitales” para facilitar a ciudadanos y empresas el acceso a los mismos.
Cada trámite incluido en el catálogo incorporará una ficha informativa de cada trámite, que cada ayuntamiento podrá personalizar, y que permitirá al ciudadano obtener una primera información y evitar un desplazamiento inicial. De esta forma, cualquier vecino del municipio podrá conocer para qué sirve el trámite, cómo debe de presentar la solicitud, qué tributos se aplican, cómo se resuelve el procedimiento, y qué posibilidades existen de recurrir si no está conforme.
Instancias de Solicitud
Para cada uno de los trámites del catálogo, el ciudadano podrá descargar una instancia en formato electrónico, que podrá descargar e imprimir, y si lo desea podrá iniciar el procedimiento por medios telemáticos.
Presentación Telemática de solicitudes, escritos y comunicaciones
Cualquier procedimiento incluido en el catálogo podrá iniciarse a través de Internet, con el único requisito de contar con un DNI electrónico u otro certificado digital reconocido. El ciudadano podrá rellenar la instancia de solicitud desde la sede electrónica y adjuntar la documentación requerida.
El ciudadano podrá dirigir por este medio todo tipo de solicitud, escrito y comunicación que desee dirigir al Ayuntamiento, obteniendo un acuse de recibo que le permita acreditar legalmente el contenido presentado, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada que le ha sido asignado.
Conocer el estado de su expediente
El ciudadano podrá acceder a consultar el estado de todos los expedientes que esté tramitando, o haya tramitado, con el Ayuntamiento.
Comunicaciones y Notificaciones Electrónicas
La solución que Diputación Provincial permitirá a los ciudadanos acceder a su buzón personal dentro de la sede electrónica del ayuntamiento, con el fin de poder recibir notificaciones electrónicas con plena validez legal, dejando constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas, del contenido íntegro de las comunicaciones y de la identificación del remitente y al destinatario de las mismas.
Registro de Entradas y Salidas
Una única aplicación de registro para todo
La aplicación permite al Ayuntamiento gestionar en una misma herramienta las entradas y salidas telemáticas y manuales, sustituyendo a la aplicación actual de registro.
Predeterminadamente vienen configuradas dos oficinas de Registro, la Central y la Telemática, aunque pueden crearse tantas oficinas Auxiliares que sean necesarias y cada una de ellas con su propio código de identificación.
Sin cambiar la forma de trabajar del Ayuntamiento.
Las anotaciones manuales y telemáticas llevan una numeración diferenciada, permitiendo al encargado de registro poder seguir anotando las entradas manuales con la misma frecuencia que lleva actualmente. La aplicación proporciona de forma automática un código de identificación, fecha y hora, pero estas últimas son editables para ajustarlas al momento real de entrada del documento.
Cada anotación puede asociarse a distintos terceros, se le pueden asociar documentos digitalizados y referenciar documentos que estén exclusivamente en papel
Registro de Entradas Telemáticas
En las entradas telemáticas todos los campos quedarán rellenos de forma automática. El responsable del registro las recibirá en su buzón donde podrá revisarlas y tan solo tendrá que determinar la persona o dependencia de destino.
Integración con el módulo de Gestión de Expedientes
Quien recibe la entrada podrá desde aquí abrir un expediente, incorporar el documento a un expediente o clasificarlo en la carpeta correspondiente.
Cada persona o dependencia de destino puede consultar las entradas de registro que le son derivadas y en función de sus permisos podrá abrir un nuevo expediente llevando una copia de los documentos al mismo o incorporar los documentos recibidos a un expediente abierto en la aplicación.
Los datos y los documentos pasan automáticamente al expediente.
Ventanilla Única
La aplicación esta adaptada para que en un futuro los Ayuntamientos puedan suscribirse al convenido de ventanilla única.
Cuando la entrada proviene de otra administración se deja constancia del asiento registral original de cara al cómputo de plazos. Y si el Ayuntamiento recibe un documento dirigido a otra Administración desde la anotación de entrada se puede generar la de salida sin tener que cumplimentarla de nuevo.
Registro de Salidas
El encargado del registro puede dar salida a un documento manualmente rellenando la anotación, o esta se puede generar de forma automática desde la carpeta del expediente quedando preparada casi en su totalidad, el responsable del registro tan solo tendrá que rellenar la forma de envío y poner la fecha definitiva de salida.
Registro de Salida Telemático
Registrada la salida, la aplicación, automáticamente envía un aviso al correo electrónico al interesado. Para recibir la notificación deberá acceder a través de la sede electrónica a su buzón personal, y previa identificación con su DNI electrónico, podrá descargar el documento guardándose fecha de la notificación efectiva a efectos del cómputo de plazos
Gestión de Expedientes
Sirve para todos los expedientes
La aplicación está conectada con la base de datos de procedimientos administrativos y el ayuntamiento puede elegir entre cualquiera de ellos para tomarlo como base en su tramitación. Diputación de Zaragoza se encarga de mantener actualizado el repositorio de procedimientos y de ir adaptándolo a los cambios legislativos que se vayan sucediendo de forma que el Ayuntamiento tenga la seguridad de estar utilizando en todo momento plantillas de procedimientos actualizadas.
Los expedientes están ordenados y accesibles
Cada expediente tiene su carpeta, que contiene toda la documentación y dónde se registra todo lo que ha sucedido. Es fácil encontrar cualquier expediente en la aplicación, realizando búsquedas sencillas por cualquier criterio.
Se puede generar el expediente con un solo “Clic”
Los datos se fusionan con las plantillas y se aplica a los documentos el formato que tenga configurado, dejando el expediente listo para firmar. Si se desean introducir modificaciones en los documentos generados estos pueden editarse con el procesador de textos que el usuario tenga instalado en su ordenador.
Firma digital
Para cada documento se pueden asignar unos firmantes y un flujo de firmas, el documento se transforma en PDF y se pasa a firmas. Cada usuario con permiso de firmas tiene su propio portafirmas donde van almacenándose los documentos que tiene pendientes de firmar.
Foliado y Archivo electrónico del Expediente
El expediente terminado se archiva, incorporándole un índice y portada, y respetando las normas archivísticas básicas.
Personalizar procedimientos y plantillas
A través del “Editor de Procedimientos” el usuario puede personalizar las plantillas y procedimientos administrativos: quitando documentos que no utilice habitualmente, añadiendo sus propias plantillas o modificando las existentes para dejar el procedimiento a su gusto.
Una vez que ha personalizado el procedimiento, y ha comprobado que todo esta correcto, tiene la seguridad de poder generar los expedientes de forma automática.
Base de Datos de Terceros
Los datos de los terceros se guardaran en la base de datos utilizando como identificador único su DNI/NIF, de esta manera no se tienen que volver a teclear los datos de un tercero si ya se ha tramitado con él algún expediente.
Fuente: dpz.es
